1сУспішний запуск програми”1С:Підприємство” “Управління торгівлею” з автоматизацією оптової та роздрібної торгівлі, інтеграцією з сайтом, Новою поштою, власним мобільним додатком і отриманням фінансового результату.

Програмний продукт

1С:Підприємство “Управління торгівлею”

Замовник

Замовником (вибачте, але я не можу назвати ім’я бренду, так як замовник попросив його не розкривати) в цьому кейсі є зростаючий бренд, який представлений в найбільших ТРЦ в обласних центрах. На поточний момент мережа налічує 15 магазинів. Кожен з магазинів має площу близько 150 квадратних метрів. Замовник успішно представлений в інтернеті – має дуже відвідуваний інтернет-магазин. 

У замовника є оптовий відділ,який успішно продає товари оптовикам і відділ Дропшиппінгу.

Також, у нього є власне виробництво, де виробляється вся продукція.

Завдання

У замовника вже було встановлено програмне забезпечення “1С:Підприємство”“Управлінняторгівлею”і була компанія, яка обслуговувала цю програму. Але він все таки звернувся до нас, і звернувся з наступними завданнями:

1 – Потрібно налаштувати обмін з сайтом на платформі “Бітрікс управління сайтом”. І після того як ми виконали налаштування, запропонував нам співпрацю і поставив ще ряд завдань.

2 – Потрібно було організувати роботу програми на кожному магазині. Робота повинна проводитися тільки з використанням сканера штрих-кодів. Убезпечити діяльність методом налаштування прав доступу продавців.

3 – Відсутня системи управління товарними запасами (товар є на центральному складі, але його немає в магазинах). Потрібно було вирішити питання так, щоб кожен продавець зміг зробити замовлення на центральному складі,з огляду на середньоденні продажу і залишки.

4 – Навести порядок на центральному складі,так як була велика пересортиця.

5 – Прискорити роботу компанії із замовленням покупців шляхом інтеграції з Новою поштою.

6 – Розробити бонусну систему для покупців сайту.

7 – Прискорити роботу інвентаризаційної комісії.

8 – Створити API для мобільного застосунку.

9 – Відсутня інформація щодо фінансового результату, потрібно домогтися того, щоб програма видавала фінансовий результат.

І це не повний перелік питань, їх насправді було дуже багато, так як бренд зростаючий і багато бізнес-процесів знаходилися на стадії становлення. І замовник прекрасно розумів, що для того щоб масштабуватись, потрібно видбудувати процеси всередині компанії та їх автоматизувати.

Рішення

1 – Інтеграція з “Бітрікс управління сайтом“.

Завантажили модуль з сайту Бітрікс, інтегрували його за пару годин, і почали настройку модуля. Частина завдань вирішилась штатними методами модуля, а частину довелося розробляти. Допрацювали знижки, акції, бонусну систему,“Зворотній дзвінок”,”Покупку в 1 клік“, побороли завдання з багатомовністю (на сайті 3 мови). В кінцевому підсумку зробили управління сайтом тільки з 1С:Підприємство. Оператори знають що десь є сайт, але доступу в адмінську панель сайту не мають, тобто, працюють тільки на стороні 1С:Підприємство.

Що для нас дуже важливо, замовник побачив якість нашої роботи і наш підхід до вирішення завдань, і після закінчення робіт запропонував нам супроводжувати його програму 1С:Підприємство, хоча на той момент, у нього вже був підрядник. 

2 – Організувати роботу магазинів.

З чим зіткнулися. Програма вже була встановлена на магазинах, але не налаштована належним чином.Проблема була з правами доступу. Налаштовувати права доступу потрібно таким чином, щоб користувач бачив тільки ту інформацію, яку йому можна бачити, і щоб користувач не мав можливості якось нашкодити, наприклад – влізти в чужий документ і змінити його, або створити свій документ, або видалити чийсь документ , або змінити елемент довідника.

Ми проаналізували поточний стан справ, уточнили у замовника який повинен бути результат, тобто куди користувачі повинні мати доступ. Після цього прописали спеціальні ролі “Продавець магазину”, протестували, показали замовнику і успішно застосували до всіх продавців магазинів. Тепер масштабуватись можна легко. Всі процеси магазинів під контролем. Зловживати вже не вийде ніяким чином.

3 – Створити систему управління товарними запасами магазинів.

Суть завдання така. У кожного магазину є графік поставок і товар доставляється на магазин 1 раз в тиждень. За наявність товарів в магазині та за замовлення на центральний склад відповідає продавець. Потрібно створити спеціальну екранну форму для продавців, в якій вони будуть формувати замовлення на центральний склад. 

Ось що вийшло. На фото частина форми.

В день замовлення продавець відкриває форму підготовки замовлення. Перед ним відображається список товарів, якими торгує компанія в поточний момент. У списку є ряд колонок:

• Залишок в магазині
• Залишок на центральному складі
• Середньоденна продаж (кількість)
• Кількість днів на які вистачить поточного залишку виходячи із середньоденного продажу
• Мінімальний залишок
• Рекомендоване замовлення
• До замовлення

Продавець в списку бачить всі дані, які йому потрібні для прийняття рішення. У колонці “До Замовленню” за замовчуванням проставляється рекомендований замовлення, і продавець може міняти це поле як забажає. У нього є цілий ряд колонок, які дозволяють йому приймати рішення.

4 – Навести порядок на центральному складі

Ми провели аналіз і з’ясували чому виникла така задача. Тому що інвентаризаційна комісія не повністю володіла знаннями про те як правильно проводити інвентаризації. Люди робили інвентаризації і не формували після неї завершальні документи, адже сам документ інвентаризації просто відображає інформацію про розбіжності, і не вирівнює ситуацію. Ми вирівняли раніше допущені помилки, написали інструкцію як правильно проводити інвентаризацію. Після цього комісія правильно провела інвентаризацію, і з тих пір робить це щомісяця. Так як відвантаження і прийом товарів здійснювалася виключно із застосуванням сканера штрихкодів, питання було вирішене.

5 – Прискорити роботу компанії із замовленням покупців

Компанія багато часу витрачала на створення ТТН на сайті нової пошти вручну, що вимагало додаткового людської праці. Ми проаналізували як у замовника відбувається відвантаження товарів і запропонували наступне рішення. Оператор зв’язується із замовником, уточнює ПІБ, спосіб доставки і фіксує цю інформацію в замовленні покупця. Комірник після складання замовлення натискає на кнопку “Закінчити перевірку”, система самостійно створює ТТН на нові листи і на спеціальному принтері цю ТТН роздруковує, після чого комірник наклеює її на вже упаковану посилку.

Після друку ТТН, система автоматично відправляє СМС клієнту про те, що посилка з конкретним номером ТТН вже зібрана і чекає відправки.

6 – Розробити бонусну систему для покупців сайту

Цікаве завдання. На сайті при реєстрації людина отримує бонусні 100 гривень. Далі з кожної покупки він отримував певний відсоток в бонусну скарбничку.

Що ми зробили: Ми створили сховище бонусів, прописали методику їх нарахування і списання, створили API, на який звертався сайт щоб прямо на сайті відобразити кількість доступних бонусів і створили звіт в якому відображалося скільки було оплачено бонусами, а скільки реальними грошима.

7 – Прискорити роботу інвентаризаційної комісії.

Ми провели аналіз поточної ситуації з інвентаризаціями. Інвентаризація займала дуже багато часу і проходила наступним чином. Створювали документ “Перерахунок товару” і за допомогою звичайного сканера штрих-кодів сканували кожен товар. Нюанс полягав у тому, що товар спочатку потрібно було принести в зону де був комп’ютер, відсканувати його і віднести назад. Жах як багато часу йшло на всі ці маніпуляції.
Ми запропонували використовувати термінал зборуданих.У нас вже був досвід інтеграції різних моделей терміналів збору даних, і ми знайшли ту модель, яка без “танців з бубном” підключалася до будь-якій програмі “1С:Підприємство”. Замовник погодився, і за нашою рекомендацією придбав термінал збору даних. Ми підключили його до програми “Управління торгівлею” і тепер інвентаризація відбувається в рази швидше.

Якщо раніше інвентаризаційна комісія витрачала 4 дні на те щоб провести інвентаризацію на центральному складі, то тепер це відбувається за 1 день. Виходить що ми вивільнили цілих 3 дні. На мій погляд це дуже круто.

8 – Створити API для мобільного додатку.

У замовника виникла необхідність створити власне мобільний додаток. Він найняв компанію, яка їм його зробила. 

Але потрібна була наша участь. Потрібно було повністю інтегрувати мобільний додаток з 1С:Підприємство починаючи з передачі назв товарів, їх властивостей, цін і залишків, закінчуючи прийомом замовлення. Завдання велика і ми її робили кілька місяців. Спочатку продумали всю систему, як вона повинна взаємодіяти з мобільним додатком і сайтом, продумали все механізми її роботи, узгодили це з розробниками мобільного застосунку та замовником. Після навчили програму передавати в мобільний додаток товари, картинки, залишки, ціни, акції, властивості і багато іншого. 

Багато тестували щоб забезпечити оптимальну продуктивність. І на фініші прописали створення в 1С:Підприємство замовлення. Якщо замовник оплачував картою, сама 1С:Підприємство перевіряла факт оплати на сайті “liqpay”.

9 – налагодити отримання фінансового результату

У замовника була проблема з отриманням фінансового результату, так як з початку ведення обліку в програмі ніхто ніколи не робив процедуру закриття місяця. Ми почали запускати процедуру з самого першого місяця і вже на другому місяці роботи натрапили на проблему негативних залишків товарів на складах. Справа в тому, що для того щоб система змогла правильно порахувати собівартість, на кінець звітного періоду не повинно бути “мінусів”. Але тут мінуса були. У другому місяці їх було не багато, і за допомогою співробітників замовника ми вирівняли ситуацію. Почали закривати третій місяць і тут як “поперло” мінусів стало на багато більше. Ну що тут скажеш – ніхто не стежив за обліком. Ми згадали про проблему з пересортицею і невірним формуванням інвентаризацій. Оскільки розгрібати цей “бардак” довелося б кілька місяців, ми запропонували таку схему. На початок поточного місяця ми повністю “обнулимо” залишки по всіх регістрах які беруть участь в русі товару, потім внесемо початкові залишки по складах, по товарах організацій, собівартості і почнемо цей місяць з чистого аркуша. Замовник погодився, ми зробили всі необхідні маніпуляції описані вище, і з тих пір відповідальний за облік руху товарів закриває місяць за кілька хвилин якщо немає “мінусів”. А якщо ж “мінуса” присутні, шукає причину і усуває її.

Що отримав замовник

1 – Обмін з сайтом працює як годинник. Оператори навіть не мають доступ в адмін-панель сайту. Повна інтеграція дозволила їм вести діяльність тільки на стороні 1С:Підприємство, що дуже прискорило їх роботу.

2 – Оскільки робота магазинів була систематизована, замовник розвинув мережу магазинів з 6 до 15 за рік. Вся діяльність продавців знаходиться під контролем і безпечна.

3 – Завдяки налаштуванню системи забезпечення товарними запасами виключений людський фактор, поліпшили наповнюваність магазину товарами і тим самим підвищили продажу. На який відсоток збільшилися продажі, я на жаль не маю інформації.

4 – Завдяки наведення порядку на центральному складі зникли замовлення на товари яких немає в наявності, цим заощадивши час операторів. Адже якщо раптом приходило таке замовлення, а якщо ще воно було сплачене онлайн, операторам доводилося довго заспокоювати клієнта і повертати йому гроші. Магазини тепер розуміють, якщо написано в програмі що товар є у кільклсті 100 одиниць, це означає що там саме 100 одиниць. І наведення порядку на центральному складі позитивно позначилося на зростанні продажів і перестало знижувати лояльність клієнтів, а як ви розумієте, клієнти це наше ВСЕ.

5 – Після настройки інтеграції з новою поштою посилки перестали плутатися (раніше посилка могла прийти іншому клієнту), у замовника замість 3-х операторів запросто справляється 2, що знизило витрати на оплату праці. Тут бачимо зниження витрат і підвищення лояльності клієнтів.

6 – Бонусна система дозволила замовнику збільшити обсяг продажів за рахунок того що клієнти стали частіше купувати товар.

7 – Впровадження терміналу збору даних дозволило вивільнити час у інвентаризаційної комісії і тепер інвентаризації на кожному складі проводяться не 1 за в 3 місяці, а кожен місяць. З огляду на що кількість складів постійно зростає, це відмінний показник. Те що фактична кількість товару збігається з кількістю в обліковій програмі знову ж дозволяє збільшувати продажі і лояльність покупців.

8 – Запуск мобільного додатка дозволив залучити нових замовників і підняти рівень продажів. З точки зору психології, якщо в наш час у компанії є власне мобільний додаток, це говорить про її статус, а купувати завжди хочеться тільки у найкращих.

9 – Замовник тепер своєчасно отримує інформацію про фінансовий результат. Це дає йому можливість розуміти як рухається його бізнес в цифрах. А без цього нині не вижити.