З вами Максим Чічін, засновник компанії “Фабрика управління бізнесом”. І в цій статті я розповім, вам як прискорити роботу з товарами в програмах BAS. При чому, якщо ви це зробите, у вас зменшиться пересортиця товару.
Життєвий шлях товару приблизно такий:
- Закупівля товару у постачальника.
- Переміщення товару між складами.
- Реалізація товару.
- Інвентаризація товару.
Ще існує повернення товару постачальнику, повернення від покупця – це додаткові процеси і вони дуже схожі на основні, тому зараз ми їх розглядати не будемо.
Перший процес – Закупівля товару у постачальника.
При надходженні товару постачальник передає вам товар і дає свою видаткову накладну.
Ваші завдання:
- Прийняти товар за якістю і кількістю.
- Створити прибуткову накладну в програмі BAS
Прийом товару за якістю і кількістю не вийде автоматизувати, тому що потрібно звіряти назву товару у видатковій накладній та перераховувати кількість. Це виключно ручна праця.
А ось створення прибуткової накладної можна автоматизувати. І робиться це в такий спосіб.
Нам тут знадобиться сканер штрихкодів
- Всі товари якими ви торгуєте повинні мати штрих код (якщо штрих коду на товар немає, вам потрібно самостійно привласнити свій внутрішній штрих код товару, потім роздрукувати етикетку, на якій буде відображено штрихкод).
- По всім товарам потрібно фіксувати ціну надходження від кожного постачальника. Програма BAS вміє це робити самостійно при проведенні прибуткової накладної. Це дозволить автоматично підставляти останню ціну товару в прибуткову накладну. Це економить час і прибирає людський фактор.
- У програмі BAS створюєте новий документ “Надходження товарів”, вибираєте там постачальника, берете в руки сканер штрихкодів і скануєте кожен товар. У документі автоматично з’являються рядки, в рядках автоматично заповнюється товар і ціна. Кількість залежить від того, скільки разів ви відсканували товар. При кожному скануванні кількість збільшується на 1. Також ви можете самостійно встановити будь-яку кількість товару.
- Після сканування всього товару, звіряє ціну товару, кількість і суму з видатковою накладною постачальника.
- Проводите прибуткову накладну. При цьому фіксуються ціни, за якими обраний в документі постачальник продав вам товар.
На цьому процес оприбуткування товару виконаний. Після цього вам потрібно розцінити (призначити продажну ціну) товар і роздрукувати цінники.
Більш продуктивний спосіб.
Є ще один спосіб прискорити процес. Цим способом ви економите часу ще більше.
В цьому випадку ми використовуємо термінал збору даних (ТСД). Це пристрій розміром з мобільний телефон і в нього вбудований сканер штрих коду. На ТСД встановлена спеціальна програма, яка вміє працювати з BAS.
Процес виглядає наступним чином:
- Приїхав постачальник і передав вам товар. Ви в момент прийому товару за кількістю та якістю здійснюєте сканування кожнного товар за допомогою ТСД.
- У програмі BAS створюєте новий документ “Надходження товарів”, вибираєте там постачальника, і натискаєте на кнопку “Завантажити з терміналу збору даних”. У документі автоматично з’являються рядки, в рядках автоматично заповнюється товар і ціна (ціна останнього приходу від цього постачальника).
В результаті у вас з’являється практично готовий документ. - Звіряйте ціну товару, кількість і суму з видатковою накладною постачальника.
Все. Створення документа завершено.
Як бачите цей спосіб набагато швидше ніж попередній.
Другий процес – Переміщення товарів між складами
Є різні способи створення переміщень товарів.
І допомагають тут знову ж сканери штрих-кодів або термінали збору даних.
Один з наших замовників має завдання швидко відвантажувати товари на магазин з центрального складу. Як він це робить. У нього є переносний сканер штрихкодів, який працює за бездротовою технологією. Склад невеликих розмірів і сканер працює з будь-якої точки складу. Зі звичайним провідних сканером так би не вийшло.
Комірник створює в програмі BAS документ переміщення, бере роздрукований замовлення на переміщення , бере візок, і йде по кожному пункту з замовлення. Підходить до потрібного товару, дістає потрібну кількість, кладе його в візок і тут же сканує. І так рухається від товару до товару.
В результаті у нього є готовий документ.
Термінал збору даних в цьому випадку також підходить, і його перевага в тому, що він може працювати автономно на будь-якій відстані від комп’ютера де встановлена програма BAS.
Що ми маємо в цьому випадку. Процес створення переміщення відбувається дуже швидко і відсутній людський фактор, тобто товари в переміщенні збігаються з фактично відібраними товарами.
Третій процес – Реалізація товару
Товар продається двома способами:
- В роздріб – з магазину
- Оптом – зі складу
Якщо у вас роздрібний магазин, вам досить використовувати сканер штрихкодів і сканувати кожен товар який ви продаєте. Приклади ви можете побачити практично в будь-якому роздрібному магазині.
Використовуючи сканер штрихкодів ви забираєте людський фактор і прискорюєте процес.
Якщо ви торгуєте оптом зі складу, тут все по іншому. Тут можна використовувати і звичайний сканер штрихкодів і термінал збору даних. Все залежить від розмірів складу, ваших процесів на складі, кількості складів, наявності на ньому комп’ютера і інших чинників.
В цілому, процес дуже схожий на процес переміщення товару. Що саме використовувати потрібно визначати для кожного окремого випадку. У мене в практиці є варіанти використання і сканера штрихкодів і терміналу збору даних. І це дуже прискорює процеси комірника.
Четвертий процес – Інвентаризація товару.
Була як то цікава історія. Приходить замовник і говорить. Максим, я вже задовбався. Мої продавці вже 3 місяці роблять інвентаризацію і до сих пір немає результату. Давай щось придумаємо.
А що тут особливо думати, потрібно просто використовувати сканер штрихкодів або термінал збору даних. Я йому запропонував термінал збору даних. Ми змінили документ “Інвентаризація товарів” в програмі BAS, так як у них були якісь нюанси, пов’язані з одиницями вимірювання і підключили ТСД. Зараз інвентаризація проходить за кілька годин. І таких історій в практиці було багато.
Як же проходить процес.
Використовуємо сканер штрихкодів
- В BAS створюємо документ “Інвентаризація товарів” і заповнюємо його поточними залишками. В результаті у нас заповниться список товарів які повинні бути на залишку з їх обліковою кількістю.
- Беремо сканер штрихкодів і скануємо кожен товар. Трохи незручно, так як у сканера зазвичай короткий шнур. Можна використовувати бездротовий сканер, але якщо ви вийдіть за зону його покриття, ви будете сканувати товар, а в BAS нічого не буде відбуватися. Тому одна людина сканує, а другий в програмі стежить за тим що відбувається.
- При скануванні в документі “Інвентаризація товарів” в колонці “Фактична кількість” будуть з’являтися цифри.
- В результаті у вас з’явиться інвентаризаційний опис, яку можна роздрукувати і дати на підпис, і з’явиться список розбіжностей облікової і фактичної кількості.
Використовуємо термінал збору даних
- В BAS створюємо документ “Інвентаризація товарів” і заповнюємо його поточними залишками. В результаті у нас заповниться список товарів які повинні бути на залишку з їх обліковою кількістю. Вивантажуємо в термінал збору даних всі заповнені товари (натискаємо на спеціальну кнопку).
- Беремо ТСД і скануємо кожен товар. При цьому можна перебувати на будь-якій відстані від комп’ютера.
- Після закінчення сканування в BAS натискаємо на кнопку “Завантажити з ТСД”. Відбудеться завантаження інформації з ТСД і заповниться колонка “Фактична кількість”
- В результаті у вас з’явиться інвентаризаційний опис, яку можна роздрукувати і дати на підпис, і з’явиться список розбіжностей фактичної кількості даних обліку.
Висновки.
- Використання сканерів штрих коду набагато скорочує час роботи в програмі BAS.
- Термінал збору даних справляється з цим завданням набагато краще і швидше ніж сканер.
Замовте прямо зараз консультацію для поліпшення роботи вашої програми за посиланням → ТУТ ←