Кейс.
Приклад впровадження програми “1С: Підприємство”
“Управління невеликою Фірмою ” в сервісній компанії.
Замовник
Компанія, яка надає послуги по стяжці підлоги, штукатурці та заливці промислової підлоги. Послуги надаються як юридичним особам так і фізичним.
Завдання
Замовник звернувся з цілим рядом питань.
- Все ведеться в Ексель в купі різних таблиць що тягне за собою багато помилок.
- Складно і довго вводити інформацію в один файл для визначення фінансового результату.
- Довго і з помилками нараховується заробітна плата.
- Співробітники спеціально вносять у файли завідомо неправдиву інформацію.
- Є замовлення тривалістю по кілька місяців і їх складно звести докупи щоб визначити по ним прибуток.
- Бракує часу на розвиток підприємства і практично немає особистого часу, все займає бізнес.
Рішення
Послухавши замовника я зайнявся описом його бізнес-процесів. Провів аналіз кожного з напрямків діяльності – штукатурка, стяжка та промислова підлога.
В результаті вдалося вивести формули розрахунку зарплати для кожного з напрямків, структурувати їх, і привести до “спільного знаменника”. Приведення формул різних напрямків до єдиної системи нарахування заробітної плати вийшло, і замовник побачив що формула дійсно підходить і результат розрахунку той же, просто раніше вважалося по іншому.
Наступним складним етапом виявилося наступне.
Є замовлення, які виконуються 1 день – з ними проблем немає, це звичайний документ у “1С:Підприємство” або BAS “Заказ-наряд” (в який вноситься послуга, її ціна, кількість, хто виконував роботи), а є тривалі замовлення, які виконуються тиждень, місяць, або навіть 3 місяці. І все б добре, але один і той же довгограючий замовлення може виконуватися різними бригадами, і кожен день зі складу бригади, яка виконує роботи, має відбутися списання матеріалів і повинна нараховуватися зарплата. І в кінцевому результаті, замовник хотів побачити собівартість і валовий дохід за таким довгограючому замовлення.
У цій ситуації я зрозумів, що основою аналітики обліку виступатиме сама послуга і документ “Заказ-наряд”, а ось для того щоб фіксувати щоденне виконання частини робіт за великим замовленням потрібно було щось придумати. Намалювавши “картинку” майбутнього результату я вирішив зробити новий документ “Виконання робіт”. Якщо замовлення тривале, то за допомогою цього документа відбувалася фіксація того, скільки зробили робіт, хто їх виконував, скільки витратили матеріалів.
Питання таким чином було вирішено.
Далі зіткнулися з контролем за людьми (це керівники підрозділів, коротко назвемо їх – “РП”), які оформляють документи “Замовлення-наряд”.
Як ви розумієте проконтролювати людини іноді складно. Проблема була в тому, що виконавець в наряд-замовлення вносив завідомо неправдиві показники.
Що зробили: Додали в ланцюжок менеджера з продажу. Йому поставили в обов’язки створювати документ “Замовлення покупця”, а вже по створеному замовлення покупця “РП” створював свій наряд замовлення. Далі відбувалася звірка – список послуг в замовленні покупця повинен був відповідати списку послуг в наряд-замовленні.
Після зробили ще один контроль.
Почали контролювати використання матеріалів. Відштовхувалися від середньостатистичних показників.
Це дозволило звести помилки до мінімуму і на виході отримувати правдоподібний результат. Крім того, такий контроль дозволив виявляти помилкову інформацію в лічені секунди.
Далі діяли звичайною схемою. Протестували програму на реальних даних, навчили персонал і запустили її в роботу.
Що отримав замовник
- Система працює і працює як годинник. Выдсутні збої в роботі. Працівники витрачають менше часу на ведення обліку.
- Рядовий бухгалтер вносить прибуткові накладні та оплачує постачальнику за матеріали, і всі документи переязжають в бухгалтерську базу, де працює головний бухгалтер.
- Менеджери з продажу створюють замовлення покупців – це знеможливило шахрайство та спростило процес передачі даніх від менеджера з продажу до керівника напрямку.
- Керівники підрозділів створюють наряд-замовлення і переміщення товарів між складами. Робота стала чіткою і прозорою.
- Директор веде контроль діяльності – це дало можливість оперативно реагувати на нештатні ситуації.
- Власник підприємства моментально отримує фінансовий результат. Тепер простим формуванням звіту “Фінансовий результат” в “1С:Підприємство” або BAS власник бачить як почуває себе підприємство.