Автоматизація компанії по індивідуальному виробництві меблів.

Облік виробництва в програмі “1С:Підприємство”
“Управління невелика Фірмою”

Замовник

Виробниче підприємство, яке виконує дизайн меблів на замовлення клієнта, виробляє меблі та встановлює її у замовника. 

Завдання

Замовник звернувся з такими питаннями:

• Все ведеться в Екселі і йому потрібно 2 бухгалтера щоб зводити облік, хоча по суті, досить одного.
• фінансовий результат подається директору із запізненням на місяць, так як довго зводиться інформація з різних таблиць в одну.
• Низька точність у визначенні собівартість кожного замовлення.
• Складно і довго розраховувати зарплату співробітникам. Розрахунки часом не точні.
• Співробітники крадуть, розуміючи що за їх діяльністю немає контролю.
• Витрачаються зайві гроші на придбання матеріалів, які є на складі виробництва, вони там просто “завалялися”, і багато обрізків ДСП, які можна було б використовувати, але вони їх не використовують.
• Виробництво часто розтягувало виробництво замовлень на тривалий час.

Рішення

1. Аналіз бізнес-процесів

Для вирішення цього завдання мені, як зазвичай, довелося зануритися в бізнес-процеси підприємства. Ми разом з замовником намалювали майбутню “картинку” підприємства виходячи з бачення як це правильно має працювати. Прописали всі бізнес-процеси (як відбувається закупівля матеріалів, як відбувається оплата постачальникам, як йде процес виробництва, як нараховується зарплата і за що, як створюється замовлення клієнта та інші процеси.

2. Вибір програмного забезпечення

Вирішено було автоматизувати підприємство на програмі “1С:Підприємство” “Управління невелика Фірмою”. Це чудова програма для автоматизації подібного виду виробництва. на ній можна автоматизувати практично будь-яке виробництво, де можна використовувати просту систему розподілу витрат.

Вибравши програму, замовник її придбав і встановив на свій сервер. Нам дали доступ і ми почали роботи. спершу зробили базові настройки стосуються виробництва. Після включили ордерну систему на складах, так як було 2 виробничих цехи і кожен зі своїм складом. ордерна система потрібна була для того щоб знизити навантаження на бухгалтера і щоб зав складом самі управляли складськими запасами. Бухгалтеру було поставлено функція контролю.

3. Налаштування виробничих процесів

Тут “виліз” нюанс. Виробництво виконують зазвичай більш 2-х тижнів і до декількох місяців. Виходило так. Кілька місяців поспіль закуповувалися матеріали, виконувалася порізка,свердління, фрезерування і збірка, і бухгалтеру було складно бачити собівартість по кожному замовленню. Було запропоновано рішення створювати для кожного замовлення окремий склад. Наприклад До замовлення №00000001246 створювався склад з назвою “Склад замовлення №00000001246”. У міру того виробництва цього замовлення на його склад переміщалися матеріали, і в день закриття замовлення, старший продавець брав деталировку і звіряв її з матеріалами, які значилися на цьому складі. У разі якщо були розбіжності з деталізацією, з’ясовували причину, а якщо дані збігалися, то створювався документ “Виробництво”, куди списувалися всі матеріали зі складу та нараховувалася зарплата. Такий простий спосіб дозволив контролювати виробничий персонал, враховувати всі матеріали і бачити залишки матеріалів на центральному складі. Крім того, виробничий персонал був зацікавлений чим швидше провести замовлення, так як зарплата нараховувалася тільки в момент готовності замовлення.

Автоматизували ділянку створення замовлення покупця. У чому була проблема: – менеджер з продажу часто забував принести в бухгалтерію нове замовлення, деталировку по ньому, ПІБ замовника, суму замовлення. Відмовилися від цього процесу, і зобов’язали менеджеру з продажу самостійно створювати замовлення покупця. Процес сильно спростили. У програмі створили форму, в якій замовник вносив ПІБ замовника, суму замовлення, назва продукції і натискав на кнопку “Створити замовлення”. При цьому програма автоматично створювала замовлення покупця, створювала склад для цього замовлення, створювала номенклатуру. Менеджер вписував номер замовлення в деталировку і віддавав дані старшому менеджеру.

Наступним етапом потрібно було розібратися з”дорізаючи”.Це ті шматки ДСП, які ще можна було використовувати у виробництві. Зробили інвентаризацію, описали кожен шматок який можна було використовувати і врахували в програмі. Після цього перед замовленням матеріалу у постачальника майстер повинен був перевірити на наявність”дорізаючи”,і використовувати їх якщо дозволяли розміри, і тільки після цього робити замовлення на ДСП постачальнику. Так почали економити на ДСП, адже в наявності були цілком придатні шматки по пів листа.

Роботи у бухгалтера зменшилася, тому що частина роботи стали виконувати люди на місцях, і замість двох бухгалтерів залишили одного. І залишився бухгалтер тепер встигав вести облік в програмі дуже спокійно. А як наступав кінець місяця, однією кнопкою запускала процедуру закриття місяця і видавала фінансовий результат.

4. Автоматизація розрахунку заробітної плати

Для автоматизації нарахування зарплати створили нормативи. Порізка, поклейка кромки, свердління та інше. Менеджер з продажу розраховував скільки метрів потрібно порізати, скільки кромки поклеїти і вносив інформацію в деталировку. При створенні документа “Виробництво” в сам документ вносилася інформація про те хто робив якісь роботи і в якій кількості. Це дозволило автоматизувати нарахування зарплати.

Ага, ще одне. Інвентаризація на складі виробництва тепер проводиться раз на місяць і при інвентаризації дуже рідко є розбіжності даних програми з фактичною наявністю. Це говорить про правильну постановку обліку і контролю. 

Такі прості процеси призвели до відмінних результатів.

Що отримав замовник

Тепер фінансовий результат точний, його надає лише один бухгалтер, відомість на зарплату формується в лічені секунди, Співробітники перестали красти, перестали витрачати зайві гроші на матеріали і замовлення тепер виробляються в зазначені терміни. Впроваджено повний контроль над матеріальними потоками сировини і матеріалів. Налагоджений оперативний зв’язок відділу продажів з бухгалттерією. Кожне замовлення контролюється в розрізі використаних матеріалів, та грошових потоків.