Як ми автоматизували облік в компанії з досить непростим бізнесом, тому що в ньому присутні і виробництво і торгівля і надання послуг.

Замовник

Група компаній, яка: 

• виробляє чисту воду і розливає її в бутлі по 5 і 18,9 літрів,
• продає воду в торгові мережі,
• продає воду населенню та організаціям з адресною доставкою,
• здає в оренду кулера,
• надає послуги чистки кулерів.

У замовника існувало програмне забезпечення, але воно не задовольняло замовника, так як в ньому був тільки облік продажів, а обсяги зросли і стало складно працювати.

Завдання

Замовник звернувся з проблемами:

1. Відсутня інформація щодо фінансового результату – налаштувати програму на його отримання.
2. Організувати облік на виробництві.
3. Організувати облік оренди кулерів.
4. Організувати облік послуг з очищення кулерів.
5. Зробити простий і зрозумілий інтерфейс для операторів, прискорити їх роботу.
6. Організувати оперативне введення інформації в базу даних за фактом кожної доставки води замовнику. Для цього – надати водіям доступ до програми з планшетів.
7. Створити логістичну систему, яка забезпечить доставку води.
8. Автоматизувати роботу бухгалтерії, організувавши обмін даними управлінської бази з бухгалтерської.

Був ще ряд завдань, але основні перераховані. По суті потрібно було створити систему, яка буде проста, логічна і володіє функціями контролю як операторів так і водія.

Рішення

Для реалізації проекту в ролі управлінської системи була обрана програма “1С: Підприємство” “Управління невелика Фірмою” (УНФ).

Для автоматизації бухгалтерського обліку – “1С: Підприємство” “Бухгалтерія для України”

Оскільки проект великий, розбили його на частини.

• Виробництво
• Торгівля
• Послуги

Опишу кожну з частин детальніше.

Частина 1 – виробництво.

Провели аналіз всіх виробничих процесів. Складного нічого не виявилося. 

• Водопідготовка. Беремо воду, очищаємо її, проводимо мінералізацію.
• Виробництво бутлів. Беремо заготовку, видуваємо її на спеціальному апараті, надягаємо ручку, клеїмо етикетку.
• Мийка бутлів.
• Налив води.

У плані обліку виробничих процесів в програмі УНФ нічого дописувати не довелося. Всі процеси лягли на існуючийфункціонал.Дописували лише частину, яка давала інформацію на виробництво скільки яких бутлів і на коли потрібно підготувати, тобто налити в них воду.

Розподіл непрямих витрат теж просте. Частина витрат лягає на собівартість води, частина на виробництво бутлів. Загалом нічого складного – проста і зрозуміла схема.

Для запуску ми створили макет в тестовій програмі, показали як працює виробництво, як побачити доходи і витрати виробничого підрозділу для того щоб можна було проводити аналіз. Навчили персонал, прописали права доступу і запустили систему в роботу. Кілька днів вели облік виробництва спільно з зав-виробництвом, а далі він рухався самостійно.

Частина 2 – торгівля і логістика.

Це мабуть найскладніша і сама велика ділянка в цьому бізнесі. Так як спочатку потрібно прийняти заявку, призначити заявку в маршрут на конкретний день, потім приїхати на склад, завантажити воду, розвести всі замовлення за адресами, перевантажити порожні бутлі на інший автомобіль і відзвітувати про завершення зміни на офісі здавши готівку в касу підприємства.

Почали як завжди з аналізу бізнес-процесів. Прописали кожен з них, все розклали по поличкам. Потім наклали процеси на програму “Управління невеликою фірмою”. Частина процесів була відсутня в стандартному функціоналі і вимагала розробки.

Спочатку прописали зручний інтерфейс для оператора, в якому він:

• швидко приймає заявки від клієнтів.
• управляє логістикою – створює графіки руху транспорту і формує маршрути.
• Бачить яка машина на якому етапі знаходиться, скільки розвезла замовлень і скільки води доступною для продажу має в наявності.
• Оперативно формує маршрути виходячи з замовлень що надходять (роблять продаж “з коліс”).
• Роздруковує супровідну документацію на маршрути і видаткові накладні.

Це мабуть основні бізнес-процеси операторів. Цей інтерфейс дуже спростив операторам життя, і вони стали обробляти більше замовлень в одиницю часу.

Наступний етап це логістика.

Для того щоб запрацювала логістика в реальному часі ми знайшли рішення. Ми використовували програму – Клієнт “1С: Підприємство” для Android. Придбали 5 планшетів, встановили на них програму, налаштували в планшеті доступ до інтернету і підключили базу даних. Ура, запрацювало. Така схема дозволила операторам оперативно керувати маршрутами.

Як іде процес:

Водій вранці сідає за кермо і їде на виробництво завантажитися водою. По приїзду йому в машину завантажують певну кількість бутлів води (у завідувача складом на його планшеті відображається інформація про необхідну кількість води), а водій на своєму планшеті підтверджує що він прийняв цю воду на свій автомобіль. Потім водій на планшеті відкриває склад свого маршруту і розвозить всі замовлення за вказаними адресами. При кожній доставці він відображає в програмі скільки води він доставив, скільки забрав порожніх бутлів, скільки взяв грошей. В кінці зміни машини зустрічаються, відбувається перевантаження порожніх бутлів на одну з машин. Заповнена порожніми бутлями машина повертається на виробництво, вивантажує їх там, а інші машини їдуть до офісу на стоянку. По приїзду, водії відвідують офіс, здають виручку і фіксують на своєму планшеті закінчення зміни.

Для того щоб реалізувати поставлену задачу ми зробили можливість роботи з базою даних з мобільного клієнта на Android. Прописали для мобільного клієнта кожну ділянку логістики:

• Завантаження води в машину.
• Підтвердження прийому товару водієм.
• Вивантаження товару з машини на склад.
• Прийом зав. складом товару з машин.
• Список доставок маршруту.
• Документ “Факт доставки кур’єром”.
• Відкриття зміни кур’єра.
• Закриття зміни кур’єра.
• Перевантаження товару з машини на машину.

Всі інтерфейси створені максимально просто, щоб недосвідчений кур’єр міг розібратися в ньому.

Наведу кілька “живих” фотографій інтерфейсу. Мені довелося заретушувати інформацію, яка могла становити комерційну таємницю.

Так починається зміна – Водій приймаючи зміну бачить які товари є в залишку на автомобілі.

Це список доставок.

Це документ “Факт доставки кур’єром”, який відображає що кур’єр був у замовника, передав йому товар і взяв гроші.

Частина 3 – Послуги.

Програма УНФ дозволяє відображати продаж послуг і робіт. І не тільки продаж але і їх виконання.

У цьому завданню ми реалізовували продаж послуги “Оренда кулера” і “Чистка кулера”

Як це відбувається розповім по кожному пункту окремо.

Оренда кулера

Тут процедура досить проста. Формується видаткова накладна, до неї роздруковується договір оренди, кулер доставляється замовнику за допомогою вище описаної логістичної системи і приймаються гроші по повній вартості кулера у вигляді застави. 

Одне з завдань було таким: ми повинні знати скільки кулерів знаходиться у яких покупців. Оскільки в УНФ такий облік не реалізований, ми створили додатковий регістр обліку і назвали його “Товари в оренді”. Додали аналітику – “Контрагент”, “Товар”, і тепер ми в будь-який момент можемо сформувати звіт по тим кулерам, які знаходяться в оренді у клієнтів.

Чистка кулера

Аналіз цього процесу показав, що він складається з наступних етапів:

1. Необхідно забрати кулер у контрагента
2. Провести чистку
3. Відвезти кулер клієнту
4. Оформити договір на роботи і отримати оплату.

1 і 3 пункти вирішує логістична система, 4 пункт вирішують оператори в своєму інтерфейсі. А ми з вами детальніше зупинимось на пункті 2 – “Провести чистку”.

Чистка відбувається наступним чином. Після того як кулер з’являється на складі, завідувач складом ставить завдання певному співробітнику виконати чистку. Співробітник бере кулер, бере миючі засоби і виконує чистку.

При цьому необхідно:

• Зафіксувати який саме працівник виконував цю роботу.
• Нарахувати співробітнику заробітну плату за цю роботу.
• Списати зі складу використані матеріали.
• Відобразити борг контрагента.

Для відображення чистки кулера був використаний документ “Наряд-замовлення”.Завідувач складом створював документ, вносив до нього контрагента, послугу чистки, використані матеріали та співробітника. В результаті програма відображала борг клієнта і нараховувала зарплату співробітникові за виконану роботу. Програму налаштували так, що створення документа забирало менше 20 секунд. А в кінці місяця, бухгалтер формувала відомість на виплату заробітної плати за лічені секунди.

Що отримав замовник

В результаті замовник отримав чітку і керовану систему, яка покривала всі напрямки його діяльності. І виробництво і торгівлю і надання послуг.

• Був організований облік виробничих процесів з системою розподілу матеріальних і нематеріальних витрат. Замовник тепер знає собівартість кожної виробленої одиниці продукції. Знає з чого складається собівартість, і яка частка вартості кожної витрати.
• Організовано логістичну схема роботи підприємства з усіма процесами – від замовлення до доставки. Управляти логістикою стало набагато простіше ніж було раніше. І на управління витрачається на багато менше часу.
• Автоматизовано роботу операторів. Замість 4-х чоловік тепер справляється 3 людини.
• Організовано облік і контроль оренди кулерів. Звіт відображає де знаходяться кулери і за якими договорами. Раніше взагалі не знали де які кулери, могли тільки подивитися цю інформацію в договорах.
• Процес чищення кулерів став прозорим і керованим.
• Нарахування зарплати всім співробітникам відбувається за кілька хвилин.
• Після процедури закриття місяця можна сформувати звіт “Фінансовий результат”.
• Управлінська база даних пов’язана з бухгалтерською базою, що на багато спростило роботу головному бухгалтеру.